Outlook Express : les automatismes

Trier automatiquement les e-mails reçus, créer un répondeur automatique, insérer sa signature dans les mails sortant et gérer des éléments supprimés, suivez le guide.

Trier automatiquement les e-mails reçus

Création de sous-répertoires

Préalable évident à l'automatisation du tri des messages, il est nécessaire de créer les répertoires dans lesquels ils seront rangés :
- Dans le menu Fichier, sélectionnez la commande Dossier et dans le sous-menu, choisissez Nouveau.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre alors, saisissez le nom à attribuer au dossier (boulot dans l'exemple ci-dessous) puis indiquez l'emplacement où le créer dans l'arborescence.
- Répétez cette opération pour créer autant de dossiers que nécessaires. Notez que par la suite vous pourrez déplacer et même imbriquer ces répertoires comme bon vous semble par simple glisser déposer. D'ailleurs, il est aussi possible de créer de nouveaux répertoires d'un simple clic droit sur l'emplacement souhaité dans l'arborescence des dossiers (via la commande nouveau dossier).

Création d'une règle de réception

- Dans le menu Outils, sélectionnez la commande Règles de message et dans le sous-menu, cliquez sur Courrier.
- Une nouvelle fenêtre de configuration devrait alors apparaître, ouverte sur l'onglet Règles de courrier, si ce n'est pas le cas, basculez sous cet onglet d'un clic.
- Pressez le bouton Nouveau.
- Vous voici face à l'une des fonctions les plus puissantes d'Outlook Express, sans doute aussi l'une des plus impressionnantes pour le néophyte. N'ayez crainte cependant : en dépit des apparences la création d'une règle est un jeu d'enfant, qui fait bien plus appel à la logique qu'à des connaissances informatiques.
- Le premier champ, intitulé Conditions pour votre règle sert à définir le contexte dans lequel la règle devra s'appliquer. Dans le second champ, Actions pour votre règles, on indiquera s'il convient de déplacer le message, de le faire suivre, de le supprimer, etc. Pour les conditions, comme pour les actions, il s'agit simplement de cocher un critère générique, puis d'en préciser les détails dans le dernier champ.

Application concrète à titre d'exemple, nous allons vous guider pas à pas dans l'élaboration d'une règle visant à ranger les mails de vos proches dans un répertoire spécifique :

Première étape : cochez la case Lorsque la ligne De contient des personnes (soit en bon français "quand un mail provient de").
- La phrase est aussitôt recopiée dans la partie inférieure de la fenêtre. Les informations à compléter figurent en bleu, à la façon d'un lien hypertexte.
- Cliquer sur le lien en question (contient des personnes).
- Une nouvelle fenêtre s'ouvre au premier plan.
- Deux possibilités s'offrent alors à vous : saisir manuellement les adresses e-mail de vos proches (en pressant le bouton ajouter), ou les récupérer dans votre carnet d'adresses si elles y figurent (en pressant le bouton carnet d'adresses).
- Papa, maman, tante Berthe... une fois la liste d'expéditeurs complète, validez votre sélection d'une pression sur OK. En cas d'oubli, il sera toujours possible d'enrichir ou d'affiner la règle par la suite.

Second temps : la définition des Actions pour votre règle, en clair, la façon dont seront traités les mails provenant des expéditeurs sélectionnés.
- Cochez la case Le déplacer vers le dossier spécifié (en français "mettre dans le dossier").
- Comme précédemment, la phrase est reproduite au bas de la fenêtre. Cliquez sur le lien (soit le mot spécifié).
- Dans l'arborescence qui apparaît, sélectionnez le dossier où iront les messages. Toujours suivant notre exemple, nous choisirons le dossier famille.

Au final, notre règle s'énonce donc ainsi : Lorsque la ligne De contient 'papa' ou 'maman' ou 'tante Berthe' le déplacer vers le dossier famille. Traduit en langage courant, cela donnerait quelque chose comme lorsqu'un email provient de l'adresse de papa, de maman ou de tante Berthe, le ranger dans le dossier famille.

Quelques remarques :
-Il est possible de multiplier les conditions (exemple : si un email vient de telle adresse et comporte tel mot dans l'objet), et les actions (exemple : le déplacer vers tel dossier et en envoyer une copie à telle adresse).
- Par défaut les règles sont numérotées, mais nous vous conseillons de leur donner un nom plus explicite afin de pouvoir les activer/désactiver, ou les modifier plus facilement.
- Il suffit de cocher/décocher la case qui précède chaque règle pour l'activer ou non.
- Maintenant que vous savez créer des règles comme un pro, notez que pour aller encore plus vite, il est possible de créer une règle à partir d'un message. Cette fonction vous épargnera par exemple la recopie manuelle d'une adresse à bloquer. Pour ce faire, sélectionnez un message, et dans le menu Messages, choisissez la commande Créer une règle à partir d'un message, et complétez...

Créer un répondeur automatique

Grâce aux règles de tri, il est possible de doter sa messagerie électronique d'un répondeur. Le principe est simple comme bonjour, il s'agit de configurer le logiciel de telle sorte qu'il retourne systématiquement un message-type en réponse aux mails reçus. Entre autres utilisations possibles, un répondeur automatique constitue un excellent moyen d'informer vos correspondants d'un prochain changement d'adresse e-mail, et bien sûr, de signaler une absence prolongée, par exemple un congé.

Première étape : création d'un mail type

- Il s'agit de créer un nouvel e-mail, comme vous le feriez d'habitude. Rédigez le texte de votre réponse-type en gardant à l'esprit que tous vos correspondants sont susceptibles de le recevoir, n'oubliez pas d'indiquer un objet (en précisant si possible répondeur automatique). Il est en revanche inutile de saisir l'adresse d'un correspondant.

- Sauvegardez cet email à l'aide de la commande Enregistrez-sous du menu Fichier. Vous pouvez nommer le document comme bon vous semble. Enregistrez-le de préférence au format standard pour les mails (.eml) et retenez bien l'emplacement de cette sauvegarde.

Seconde étape : mise en place du répondeur

- Dans la fenêtre principale d'Outlook Express, sélectionnez la commande Règles de message du menu Outils et cliquez sur Courrier dans le sous-menu.
- Pressez le bouton Nouveau, pour accéder à l'assistant qui vous guidera dans l'élaboration de la règle de courrier.
- Dans le premier cadre, cochez l'option Pour tous les messages si vous souhaitez répondre à tous vos correspondants sans distinction. Bien sûr rien n'interdit l'élaboration de règles plus sophistiquées : grâce aux critères de tri proposés vous pourrez par exemple créer des répondeurs différents pour vos contacts professionnels et privés, créer un répondeur pour indiquer aux correspondants qui vous envoient des pièces jointes que pour éviter les virus vous ne les ouvrez jamais, etc.
- Dans le second cadre, cochez l'option Répondre en utilisant message.
- Dans le troisième cadre, cliquez sur le mot Message, puis dans la fenêtre qui s'ouvre alors, parcourez simplement votre disque dur et sélectionnez le message-type rédigé et sauvegardé précédemment.
- N'oubliez pas dans le dernier champ de baptiser cette règle pour la reconnaître aisément par la suite (Répondeur nous semble un nom tout trouvé), puis validez en pressant le bouton OK.

Troisième étape : activer/désactiver le répondeur

- Nous revoilà face au gestionnaire des règles de réception. Pour activer votre répondeur automatique, cochez simplement la case qui l'accompagne. Pour le désactiver, décochez-la.
- Si votre objectif est de prévenir vos correspondants durant vos congés, laissez bien sûr votre ordinateur allumé et Outlook ouvert durant votre absence (ce qui exclut a priori les internautes qui se connectent par modem).
- En rentrant, n'oubliez pas de désactiver votre répondeur...

Insérer sa signature dans les mails sortant

- Sélectionnez la commande Options du menu Outils.
- Cliquez sur l'onglet Signature.
- Cliquez sur Nouveau.
- Dans le cadre Editer, saisissez le contenu de votre signature.
- Les intitulés des options proposées sous la forme de cases à cocher sont tout à fait clairs, la première ajoutera la signature à tous les messages sortants, la seconde prévient l'insertion de la signature lorsqu'on se contente de transférer des messages ou de répondre à un mail.
- Il est possible d'associer des signatures différentes à chacun de ses comptes mail. Pour ce faire visitez les options avancées, sous le bouton du même nom.
- Enfin, vous pouvez également choisir un titre pour la signature (Renommer), définir une signature par défaut, l'appliquer sur tous les messages... Dans ce dernier cas, elle apparaîtra automatiquement dans le corps du texte à chaque création de message.
- Il est bien sûr possible de multiplier les signatures par exemple avec une pour les collègues et une autre pour les copains. En ce cas, vous pourrez spécifier la signature à insérer par défaut (en la sélectionnant et en pressant le bouton par défaut) ou passer au coup par coup par la commande Signature du menu Insertion.

Gestion des éléments supprimés

Par défaut, les messages supprimés sont stockés indéfiniment dans le répertoire Eléments supprimés. Ils y restent jusqu'à ce que vous pensiez à le purger d'un clic droit vengeur (clic droit sur la corbeille en question, et commande Vider le dossier Eléments supprimés du menu). Cependant, pour réduire l'encombrement sur votre disque dur, il est possible d'automatiser ce processus. Bien sûr, une fois la vidange effectuée, plus moyen de faire machine arrière. S'il vous arrive fréquemment de supprimer des messages et de vous raviser quelques jours plus tard, passez votre chemin, cette fonction n'est pas pour vous.

Pour alléger automatiquement votre messagerie électronique, procédez comme suit :
- Sélectionnez la commande Options du menu Outils.
- Basculez sous l'onglet Maintenance.
- Cochez la case Vider les messages du dossier Eléments supprimés en quittant et validez d'une pression sur OK.