Outlook Express : archivage des données

Panne, virus, fausse manipulation, vous pouvez à tout moment perdre des données importantes contenues dans votre messagerie. Heureusement, Outlook Express propose une méthode d'archivage de vos données. Mode d'emploi.

Exportation du carnet d'adresses

Dans le menu Fichier, survolez la commande Exporter et sélectionnez Carnet d'adresses dans le sous-menu.
Dans la fenêtre qui apparaît alors, choisissez l'option Fichier texte (valeurs séparées par des virgules) et cliquez sur Exporter.
Indiquez un nom pour le fichier et l'emplacement de la sauvegarde à l'aide du bouton Parcourir.

Il est possible de préciser les informations à retenir : nom, prénom, e-mail, téléphone... Cochez les cases qui vous intéressent et cliquez sur Terminer pour créer le document au format .cvs. Vous pourrez l'ouvrir dans n'importe quel tableur, l'imprimer et le stocker sur disquette ou sur CD.

Récupération du carnet

En cas de crash par exemple, il suffira de suivre la procédure inverse pour récupérer la liste de ses contacts.

Dans le menu Fichier d'Outlook Express, sélectionnez la commande Importer et dans le sous-menu, Autre carnet d'adresses.
Précisez le format de l'archive, dans le cas présent, Fichier texte (valeurs séparées par des virgules) et cliquez sur Parcourir pour localiser son emplacement.
Comme précédemment, sélectionnez les informations à importer : nom, prénom, e-mail, téléphone... puis cliquez sur Terminer.

A noter : autre solution, plus intuitive, mais pas aussi universelle, il est possible d'importer et d'exporter ses contacts au format spécifique .wab, directement depuis le carnet d'adresse proprement dit.

Archivage des comptes mail

Dans le menu Outils d'Outlook Express, utilisez la commande Comptes.
Sélectionnez l'un des comptes définis et pressez le bouton Exporter.
Indiquez l'emplacement où stocker l'archive, au format .iaf, et Validez.
Renouvelez l'opération pour chacun de vos comptes.

La récupération des données se déroule tout aussi simplement, à l'aide de la fonction Importer de ce même Gestionnaire de comptes.

Sauvegarde des messages

La sauvegarde du contenu de la boîte de réception, c'est-à-dire de l'ensemble des messages est un jeu d'enfant avec Outlook, malheureusement la marche à suivre est un peu plus tortueuse avec Outlook Express. Il est possible d'importer des messages, mais pas d'en exporter, ainsi il faut aller chercher manuellement les fichiers où les e-mails sont stockés. Leur emplacement, dans les méandres du disque dur n'est pas simple à trouver, mais il apparaît en toutes lettres dans les préférences d'Outlook Express. Procédez donc comme suit :

Dans le menu Outils, sélectionnez la commande Options.
Cliquez sur l'onglet Maintenance, puis sur le bouton Dossier de stockage. L'emplacement des fichiers se présente sous la forme "C:......Application DataIdentities...".
Sélectionnez et copiez le chemin vers ce répertoire d'un clic droit où à l'aide du raccourcis Control+C.
Ouvrez l'explorateur de fichiers de Windows, et rendez-vous dans le répertoire en question en collant le chemin en mémoire (à nouveau d'un clic droit ou du raccourcis Control+V).

Le répertoire de stockage devrait contenir un certain nombre de fichiers affublés de l'extension .dbx, c'est votre boîte mail. Ne vous reste plus qu'à copier ces fichiers, et à les archiver sur CD (ou sur un zip, ou sur un autre disque dur...). En cas de nécessité, il vous suffira pour récupérer les messages d'utiliser la commande Importer du menu Fichier d'Outlook Express.

Sélectionnez la commande Messages dans le sous-menu et indiquez le format selon la version d'origine du logiciel, Outlook Express 4, 5 ou 6.

Cochez l'option Importer du courrier depuis un répertoire de stockage Outlook Express.
Indiquez enfin l'emplacement de votre sauvegarde (les fichiers .dbx.) et validez.

A noter : pour vous faciliter la tâche, il est possible de déplacer le répertoire de stockage vers un emplacement plus accessible via l'onglet Maintenance des options.

Compression des Dossiers

En soit un e-mail qu'il soit au format texte ou html ne pèse pas grand chose, au plus quelques dizaines de Ko. Mais au fil du temps et des centaines de mails conservés, Outlook Express peut se transformer en un redoutable "mangeur" d'espace disque. Grâce à la fonction de compression des dossiers intégrés au logiciel, vous pourrez récupérer quelques Mo, voire quelques dizaines de Mo pour les gros consommateurs de mails et les prudents qui gardent trace de tout courrier échangé. Procédez comme suit :

Dans le menu Fichier, sélectionnez la commande Dossier.
Dans le sous-menu, sélectionnez la commande Compacter pour compresser le contenu de la boîte de réception, sous-répertoires compris, ou la commande Compacter tous les dossiers, pour étendre la manipulation à l'ensemble de vos répertoires.

La compression des mails devrait aussitôt démarrer, une barre indiquant la progression de la tâche, en règle générale l'affaire de quelques secondes, mais ce peut être bien plus long si votre boîte est vraiment très pleine. Précisons pour finir : si ce compactage libère de l'espace sur le disque, son action est imperceptible dans Outlook Express et n'entrave en rien la consultation des messages.